GEPP : construire une démarche opérationnelle

• Réaliser un diagnostic initial pour définir les enjeux de GEPP d’une organisation.
• Analyser les évolutions des emplois et des compétences au regard des orientations de l’entreprise.
• Identifier les écarts entre les besoins en compétences et les ressources disponibles ou prévisibles.
• Définir des actions adaptées en matière de développement des compétences, de formation, de recrutement et de mobilité.
• Construire un plan d’action GEPP précisant les priorités, les responsabilités et les échéances.
• Définir des modalités de pilotage permettant de suivre les actions et d’ajuster la démarche.

• Cadrer une démarche GEPP à partir des enjeux stratégiques et opérationnels de l’entreprise.
• Collecter et analyser les informations utiles sur les emplois, les compétences et leurs évolutions.
• Identifier et hiérarchiser les écarts entre les besoins futurs et les ressources disponibles.
• Construire des scénarios d’évolution des emplois et des compétences.
• Sélectionner les leviers RH adaptés aux écarts constatés.
• Formaliser un plan d’action opérationnel et des indicateurs de suivi.
• Organiser la contribution des acteurs RH, des managers et des autres parties prenantes à la démarche.

1. Cadrer la démarche GEPP et définir les enjeux

• Rappel des finalités de la GEPP et de son rôle dans l’anticipation des évolutions des emplois et des compétences.
• Identification des enjeux de l’entreprise : évolution de l’activité, transformation des métiers, difficultés de recrutement, besoins de compétences ou évolution des organisations.
• Analyse de la demande initiale et clarification des problématiques à traiter.
• Définition du périmètre de la démarche : métiers, familles de métiers, activités ou populations concernées.
• Identification des acteurs à mobiliser et des décisions que la démarche doit éclairer.
• Formalisation du cadrage : objectifs, périmètre, informations nécessaires et résultats attendus.

2. Réaliser un diagnostic des emplois et des compétences

• Identification des informations disponibles sur les emplois, les activités, les effectifs et les compétences.
• Analyse des évolutions récentes et prévisibles de l’activité.
• Repérage des métiers en évolution, des compétences sensibles et des besoins opérationnels.
• Exploitation des cartographies, référentiels, données RH et informations issues des managers lorsqu’ils sont disponibles.
• Identification des limites des données : informations manquantes, écarts de qualité et difficultés de comparaison.
• Distinction entre constats établis, hypothèses et éléments restant à vérifier.
• Formalisation d’un diagnostic synthétique mettant en évidence les principaux enjeux de GEPP.

3. Anticiper les évolutions et identifier les écarts

• Analyse des facteurs susceptibles de transformer les emplois et les compétences : stratégie, technologies, organisation, marché et environnement réglementaire.
• Identification des emplois et compétences susceptibles d’évoluer à court ou moyen terme.
• Formulation d’hypothèses sur les besoins futurs à partir des informations disponibles.
• Comparaison entre les compétences actuellement mobilisables et les besoins anticipés.
• Repérage des écarts quantitatifs ou qualitatifs selon les données disponibles.
• Identification des compétences à développer, des besoins de remplacement et des situations de fragilité.
• Hiérarchisation des écarts selon leurs conséquences possibles sur l’activité.
• Formalisation d’une synthèse des besoins prioritaires.

4. Construire les réponses RH adaptées

• Présentation des principaux leviers de réponse aux écarts : développement des compétences, formation, recrutement, mobilité interne, reconversion, tutorat et transmission des savoir-faire.
• Analyse des possibilités de développement à partir des ressources existantes.
• Identification des situations nécessitant des compétences externes ou un recrutement.
• Repérage des passerelles envisageables entre emplois ou familles de métiers.
• Choix des leviers selon la nature de l’écart, l’horizon temporel et les contraintes de l’organisation.
• Articulation des réponses individuelles et collectives.
• Définition des conditions de réussite et des points de vigilance pour chaque action.
• Sélection des réponses à retenir dans le plan d’action.

5. Construire le plan d’action GEPP

• Traduction des constats du diagnostic en objectifs opérationnels.
• Hiérarchisation des actions selon leur urgence, leur impact et leur faisabilité.
• Définition des actions à engager, des populations concernées et des résultats attendus.
• Identification des responsables de mise en œuvre et des contributeurs.
• Définition des échéances, des ressources nécessaires et des dépendances entre actions.
• Sélection d’indicateurs permettant de suivre la réalisation et les premiers résultats.
• Formalisation d’un plan d’action structuré et priorisé.
• Vérification de la cohérence entre les écarts identifiés, les objectifs retenus et les réponses proposées.

6. Organiser le pilotage et le suivi de la démarche

• Définition des modalités de gouvernance : rôles des RH, des managers, de la direction et des autres acteurs concernés.
• Organisation des temps de suivi et des modalités de partage des résultats.
• Distinction entre indicateurs de réalisation, de résultat et d’évolution des compétences.
• Choix d’indicateurs adaptés aux actions retenues : réalisation des formations, progression des compétences, mobilités, couverture des besoins ou évolution des situations prioritaires.
• Identification des informations nécessaires à l’actualisation du diagnostic.
• Définition des conditions de réexamen des hypothèses lorsque l’activité ou les besoins évoluent.
• Repérage des difficultés possibles de mise en œuvre et des mesures correctives envisageables.
• Formalisation d’un tableau de pilotage synthétique.

Cas d’usage

• Situation : une entreprise doit adapter ses emplois et ses compétences à l’évolution de son activité.
• Une entreprise prévoit de transformer une partie de ses processus et de développer de nouvelles activités. Certains emplois vont évoluer, plusieurs compétences devront être renforcées et des difficultés de recrutement sont déjà identifiées sur certaines fonctions.
• La direction souhaite structurer une démarche GEPP afin d’anticiper les besoins, d’identifier les écarts et de préparer les réponses RH adaptées. Les données disponibles sont partielles et les besoins futurs ne sont pas tous stabilisés.
• Le participant doit :
• Définir les objectifs et le périmètre de la démarche.
• Établir un diagnostic à partir des informations fournies.
• Identifier les évolutions prévisibles et les principaux écarts.
• Comparer les leviers de réponse possibles.
• Construire un plan d’action priorisé.
• Définir les responsabilités, les échéances et les indicateurs de suivi.
• Livrable attendu : une feuille de route GEPP sur un périmètre prioritaire.

Activité pédagogique

• Construire une démarche GEPP opérationnelle.
• À partir d’un dossier d’entreprise fourni par le formateur, les participants travaillent individuellement ou en petits groupes.
• Analyser la demande et cadrer le périmètre de la démarche.
• Examiner les informations relatives aux emplois, aux compétences et aux évolutions de l’activité.
• Formaliser les principaux constats du diagnostic.
• Identifier les évolutions prévisibles et hiérarchiser les écarts.
• Sélectionner les réponses RH adaptées aux besoins identifiés.
• Construire un plan d’action précisant les priorités, les responsables, les échéances et les ressources nécessaires.
• Définir les indicateurs et les modalités de suivi.
• Présenter la démarche et justifier les choix retenus.
• Le formateur accompagne les participants dans la cohérence du raisonnement, la hiérarchisation des priorités et la traduction des constats en actions réalisables.
• L’atelier porte sur la construction d’une démarche GEPP complète à partir d’un cas donné. Il ne se limite pas à la compréhension des principes et des outils présentés dans le module DÉCLIC « Les fondamentaux de la GEPP ».

• Évaluation pratique à partir de la démarche GEPP
• Le formateur vérifie que le participant sait :
• Définir un périmètre et des objectifs cohérents avec les enjeux de l’entreprise.
• Construire un diagnostic à partir des informations disponibles.
• Identifier les évolutions prévisibles et hiérarchiser les écarts.
• Choisir des réponses RH adaptées aux besoins identifiés.
• Formaliser un plan d’action opérationnel et priorisé.
• Définir des responsabilités, des échéances et des indicateurs pertinents.
• Identifier les limites du diagnostic et les éléments nécessitant une actualisation.
• Critère de réussite : le participant produit une démarche GEPP structurée, reliant les enjeux de l’entreprise à un diagnostic, à des actions priorisées et à des modalités de pilotage cohérentes.

Les équipes Learns sont à votre écoute pour vos demandes d’inscription, de formation sur mesure, de mentoring ou d’accompagnement. Contactez-nous au 01 80 87 31 80 ou à [email protected].

Learns étudie avec chaque participant en situation de handicap les aménagements adaptés à sa situation.